Lexikon

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Der Begriff Dokument ist ein Oberbegriff für alle Schriftstücke, die entweder real auf einem Papier oder digital Informationen jedweder Art enthalten. Daher kann der Begriff Dokument sehr unterschiedlich verstanden werden.

Wie du Dokumente sinnvoll verwaltest statt nach ihnen zu suchen, erfährst du in diesem Magazin Beitrag von Billomat.

Schwarzes Rosenstickerei Weekday mit schwarz Sweatshirt Sinn und Zweck von einem Dokument

Mit einem solchen Schriftstück werden Informationen an andere Personen weitergegeben. Der Umfang und die Art einer solchen Dokumentation hängt vor allem davon ab, welcher Art die Tätigkeit, das Produkt oder die Kommunikation ist, die hier erfasst wurde. So kann es sich hierbei um eine lange Abhandlung handeln, die schriftlich auf mehreren Blättern Papier fixiert wurde, als auch um eine kurze Mitteilung, die digital an die Empfänger verschickt wird.

Das Ziel eines Dokuments ist, dass die Empfänger in schriftlicher Form eine Entscheidung erhalten, die aufgrund der schriftlichen Dokumentation immer nachgewiesen werden kann. So kann sich später niemand darauf berufen, eine andere Anweisung erhalten und aus dem Grund falsch gehandelt zu haben. Denn durch das vorliegende Schreiben, in welcher Form auch immer, wurde genau dokumentiert, was geplant und ausgeführt werden soll.

Bekannte Dokumente

Um den Begriff näher zu erläutern, gibt es einige Beispiele von bekannten Dokumenten:

  • Rechnungen
  • Briefe
  • Urteile
  • Gerichtsbeschlüsse
  • Mitteilungen von Behörden
  • Richtlinien in einem Unternehmen

Aber auch jedes andere Schriftstück, ob es nun digitaler Natur ist oder auf einem Blatt Papier fixiert wurde, kann sich Dokument nennen, wenn es den Sinn und Zweck erfüllt, anderen ein bestimmtes Wissen im richtigen Moment zur Verfügung zu stellen. In manchen Fällen handelt es sich hierbei nur um eine Mitteilung, die gelesen werden soll, in anderen Fällen um eine Aufforderung, eine bestimmte Tätigkeit auszuführen.

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